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忘年会・新年会の案内状文例!社内メールで出欠確認のテンプレート

      2016/10/11

忘年会・新年会の時期がやってくると幹事に指名された人は店選びや予算の見積もり・案内状もしくはメール作成・参加者名簿の作成・会費の集金などなどいろいろとやることがいっぱいです。

幹事に指名された人はあたふたしている暇はありません。

早め早めの行動をしないと社員が多い会社だといろいろな人に迷惑をかけてしまいます。

今回は、忘年会・新年会で幹事さんが大変だろうと思う社内用案内状の文例・テンプレートをまとめてみました。

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忘年会・新年会の社内用案内状の書き方や文例を紹介!

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近年はこういった忘年会や新年会の案内状はメールでのやりとりが増えてきました。

案内状の印刷にかかる経費を節約できるだけでなく、返信メールにて出欠の確認も出来るというメリットもありますね!

まず押さえておきたいポイントを簡単にまとめると以下の内容が含まれるメールが好ましいです。

○予定日
○店名、所在地、電話番号、予約係名
○会費
○キャンセル可能日
○予約内容 コースや飲み放題の時間など
○料理の内容

案内状のメールの書き方

件名に概要を入れる

部署名、社名、など、具体的な情報を入れると良いです。

例)

◯◯部忘年会のご案内
平成◯◯年度忘年会のご案内
◯◯年度同期 忘年会のお知らせ

NGの件名例)

お疲れ様です
お世話になっております
よろしくお願いします
Re:

これ等は迷惑メール扱いされる可能性があるので避けるようにしましょう!

概要に関しては箇条書きにしよう!

上記でお伝えした内容を箇条書きにして簡潔にまとめましょう。

また、お店の地図が乗っているリンクを添付しておく方が無難です。

簡単にお伝えしましたが、新年会や忘年会に使える文例やテンプレートをそのまま引用してメールしちゃってもかまいません。

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新年会・忘年会の案内状メールの文例・テンプレート

同じ部署内の人に送る場合

お疲れ様です。

本年度、忘年会の幹事をいたします  〇〇課 〇〇です。

今年も残すところあと僅かとなりました。

早速ですが、親睦と交流を兼ねた恒例の営業部忘年会を下記の通り開催いたします。

年末のお忙しい時期ではありますが、是非ご参加ください。

1. 日時  12月〇日(〇) 0時00分~
2. 場所  居酒屋「〇〇〇」
〇〇駅 東口 徒歩1分 tel.00-0000-0000
居酒屋「〇〇〇」のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 0,000円 女性 0,000円

当日は豪華賞品のゲームや催しなども企画しております。
お忙しい時期ではありますが、たくさんの参加をお待ちしております。

当日の出欠については、このメールの返信にて、〇月〇日までに 〇〇宛にお知らせください。

件名を変えずに送信お願いします。

参加のキャンセルは、2日前(12月〇日)〇時までに〇〇課〇〇までご連絡ください。

………………………………
〇〇部 〇〇
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
………………………………

他部署宛てに送る場合

○○部の皆さま

お疲れ様です。

本年度、忘年会の幹事をいたします  〇〇課 〇〇です。

今年も残すところあと僅かとなりました。

早速ですが、〇〇部の皆さまとの親睦と交流を兼ねた忘年会を下記の通り開催したい
と思います。

年末のお忙しい時期ではありますが、是非○○部の皆さまにもご参加いただきたく連絡いたしました。

1. 日時  12月〇日(〇) 0時00分~
2. 場所  居酒屋「〇〇〇」
〇〇駅 東口 徒歩1分 tel.00-0000-0000
居酒屋「〇〇〇」のHP http://xxxx.xxxx.xx
3. 参加費 男性 0,000円 女性 0,000円

当日は豪華賞品のゲームや催しなども企画しております。
お忙しい時期ではありますが、たくさんの参加をお待ちしております。

当日の出欠については、このメールの返信にて、〇月〇日までに 〇〇宛にお知らせください。

件名を変えずに送信お願いします。

参加のキャンセルは、2日前(12月〇日)〇時までに〇〇課〇〇までご連絡ください。

………………………………
〇〇部 〇〇
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
………………………………

冒頭を少しだけ変えるだけであとは同じで問題ないです。

上司宛てに送る場合

日程を決めるまでに上司に都合を確認しておく方がいいです。

そのあと、日程を決めるのがスムーズですね!

もし、口頭で都合が良い場合の日程が確認できない場合はメールにて相談してみてください。

□□部長殿

お疲れ様です。

〇〇部 〇〇です。

毎年恒例の営業部忘年会を本年も企画しております。

ご多用とは存じますが、□□事業部長にぜひご参加いただきたいと思っております。

□□部長の12月15日~19日のご都合はいかがでしょうか?

大変お手数ですが、ご都合のつくお日にちを今週中にお知らせいただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

社外宛てに送る場合

〇〇株式会社 〇〇部
〇〇〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

早いもので、年末のご挨拶をさせて頂く時期となりました。

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

来年も誠心誠意努力する所存ですので、より一層のご支援を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

つきましては、今年一年のご愛顧へのお礼を申し上げたく、ささやかではありますが忘年会をご整えさせていただきました。

ご多忙とは存じますが、是非ともご出席いただけますようお願い申し上げます。

後ほどご都合をお伺わせていただきますが、まずは忘年会のご案内まで。

1. 日時  12月〇日(〇) 0時00分~
2. 場所  居酒屋「〇〇〇」
〇〇駅 東口 徒歩1分 tel.00-0000-0000
居酒屋「〇〇〇」のHP http://xxxx.xxxx.xx

以上
………………………………
〇〇部 〇〇
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
………………………………

最後に

幹事さんにとっては新年会や忘年会が無事終わるまで気が気でないような気分になる人もいるかと思います。

中々返事をくれない人もいて困ることもあるかと思いますが、案内メールを送る際は簡単なポイントさえ押さえておくと良いのでここで時間を食わないようにしましょう!

楽しい会になることを願っています。

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